1. Responsable y contacto
ChatPol Systems, S.L.
NIF: B22752877
Domicilio: Ronda de les Glòries Valencianes, 19, Esc. 2, 1.ª D, 12600 La Vall d'Uixó (Castellón)
Correo electrónico: info@chatpol.com
2. A quién se aplica esta política
ChatPol se ofrece en dos modalidades: para usuarios particulares y para administraciones públicas. Ambas funcionan sobre la misma infraestructura y con el mismo nivel de protección. Lo que cambia es quién decide sobre los datos:
2.1. Responsable y encargado del tratamiento. ChatPol Systems, S.L. es responsable del tratamiento de los datos necesarios para la gestión de las cuentas de usuario, contacto, soporte, facturación y administración del servicio.
Cuando ChatPol trate datos personales contenidos en la información o documentación introducida en la plataforma por cuenta de una Administración Pública u otra entidad responsable del tratamiento, actuará como encargado del tratamiento en los términos establecidos en el correspondiente contrato, convenio u otro instrumento jurídico aplicable y siguiendo las instrucciones documentadas del responsable.
2.2. Administraciones públicas con contrato (ayuntamientos y cuerpos policiales). La administración es la responsable del tratamiento y ChatPol Systems, S.L. actúa como encargada, conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y, cuando el tratamiento tiene fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales, conforme a la Ley Orgánica 7/2021. En estos casos prevalece el contrato de encargo del tratamiento firmado con cada administración, y esta política se aplica solo en lo que no lo contradiga.
3. Uso de datos personales en ChatPol
ChatPol puede utilizarse mediante suscripciones individuales o en el marco de servicios contratados por Administraciones Públicas u otras organizaciones.
Los usuarios podrán introducir datos personales cuando estén autorizados para ello y resulte necesario para la finalidad para la que utilizan el servicio, de conformidad con la normativa aplicable.
Cuando el usuario utilice ChatPol en el ejercicio de funciones profesionales o públicas, deberá hacerlo dentro de sus atribuciones y conforme a las instrucciones, autorizaciones y políticas de la Administración u organización bajo cuya autoridad actúe.
La contratación de una suscripción individual no supone, por sí misma, una autorización para tratar mediante ChatPol datos cuya utilización requiera autorización de la Administración u organización a la que pertenezca el usuario, ni sustituye el contrato, convenio u otro instrumento jurídico que resulte exigible.
Cuando ChatPol actúe como encargado del tratamiento, tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas del responsable y aplicará las medidas técnicas y organizativas que le correspondan para garantizar la seguridad y protección de la información.
4. Datos que tratamos, finalidades y base jurídica
| Datos | Finalidad | Base jurídica (uso particular) |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Gestión de la cuenta y soporte | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) |
| Contenidos introducidos (consultas, documentos, audio) | Prestación del servicio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) |
| Datos de facturación y pago | Cobro y obligaciones fiscales | Ejecución del contrato y obligación legal (art. 6.1.b y c RGPD) |
| Datos técnicos (IP, dispositivo, registros de actividad) | Seguridad del servicio y prevención de abusos | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) |
| Datos del formulario de contacto (nombre, teléfono, correo electrónico, municipio, profesión y cuerpo policial) | Atender la solicitud de información | Consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que puede retirarse en cualquier momento |
| Correo electrónico para la newsletter | Envío de novedades | Consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que puede retirarse en cualquier momento |
En el uso por administraciones, las finalidades y la base jurídica las determina la administración responsable.
5. Dónde y cómo se tratan los datos
Todo ChatPol funciona dentro de Google Cloud, en centros de datos de la Unión Europea. Eso incluye el alojamiento de la plataforma, la documentación de cada organización y la inteligencia artificial: los modelos Gemini se ejecutan a través de Vertex AI dentro de ese mismo entorno. Por tanto:
- Los datos no salen del entorno en el que están alojados para ser procesados por la IA.
- La plataforma no realiza transferencias internacionales de datos. Todo su tratamiento se produce en la Unión Europea.
- Los datos no se utilizan para entrenar modelos de IA, ni por ChatPol ni por Google.
- Cada organización dispone de un entorno aislado, sin posibilidad de cruce de datos con otras.
Seudonimización (sistema DLP). ChatPol dispone de un sistema de prevención de pérdida de datos (DLP). Si en algún caso la información tuviera que salir del entorno controlado de Google Cloud en la Unión Europea, porque deba comunicarse a un tercero ajeno a ese entorno o intervenga un servicio o modelo de IA externo, este sistema sustituiría automáticamente los datos identificativos por seudónimos antes de que la información saliera, y la información necesaria para recuperarlos permanecería separada y protegida en nuestro entorno. Mientras el tratamiento se realiza dentro de Google Cloud, la seudonimización no es necesaria, porque los datos no abandonan el entorno en el que ya están alojados y protegidos con las medidas descritas en el apartado 8. Los datos seudonimizados siguen siendo datos personales: la seudonimización reduce el riesgo, pero no convierte los datos en anónimos ni elimina las obligaciones de la normativa de protección de datos.
Supervisión humana. ChatPol no toma decisiones automáticas con efectos sobre las personas. Sus resultados son propuestas que el usuario debe revisar y validar antes de utilizarlas.
6. Destinatarios
- Google Cloud EMEA Limited, como proveedor de infraestructura e inteligencia artificial, en la Unión Europea y bajo su acuerdo de tratamiento de datos.
- Stripe y, cuando la suscripción se contrata desde la aplicación móvil, Apple o Google, para el cobro de las suscripciones de particulares.
- Administraciones públicas y órganos judiciales, cuando exista obligación legal.
No vendemos ni cedemos datos a terceros con fines comerciales.
7. Conservación
Los datos de la cuenta se conservan mientras esté activa y, después, durante los plazos legales de prescripción. Los registros técnicos se conservan hasta 30 días y las copias de seguridad, hasta 90 días. En el uso por administraciones se aplican los plazos y la devolución o supresión previstos en el contrato de encargo del tratamiento.
8. Seguridad
ChatPol cuenta con certificación del Esquema Nacional de Seguridad en categoría ALTA (certificado 2690-ENS/2026, emitido por IVAC – Kiwa). Aplicamos cifrado de los datos en tránsito y en reposo, control de accesos por roles, registro de actividad y aislamiento de los datos de cada organización. Estas medidas son las mismas para particulares y para administraciones.
9. Violaciones de seguridad
Si se produce una violación de la seguridad de los datos personales, ChatPol la gestionará y notificará conforme al RGPD. En el uso por administraciones, se comunicará a la administración responsable en los plazos de su contrato.
10. Tus derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento cuando sea la base del tratamiento, escribiendo a info@chatpol.com. Responderemos en el plazo de un mes.
Si tus datos se tratan por cuenta de una administración, los derechos se ejercen ante ella; si recibimos la solicitud, se la trasladaremos.
Si consideras que no se han atendido correctamente tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
11. Cookies
La información sobre las cookies que utiliza esta web está en la Política de Cookies.
12. Responsabilidad del usuario
El usuario particular se compromete a respetar lo indicado en el apartado 3 y a no introducir datos falsos, ilícitos o de terceros sin legitimación. ChatPol no responde de los datos introducidos en contra de esta política.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios normativos o del servicio. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de última actualización.