1. Responsable y contacto

Responsable del tratamiento: ChatPol Systems, S.L.

NIF (provisional): B22752877

Domicilio social: RD. GLORIES VALENCIANES, 19, 1 Pta. D, Esc. 2 – 12600 La Vall d’Uixó (Castellón)

Domicilio fiscal: RD. GLORIES VALENCIANES, 19, 1 Pta. D, Esc. 2 – 12600 La Vall d’Uixó (Castellón)

Web: https://chatpol.com

Correo de contacto: info@chatpol.com

2. Alcance y roles (RGPD/LOPDGDD)

2.1. Sitio web, cuentas y facturación: ChatPol Systems, S.L. actúa como responsable del tratamiento de los datos de registro, contacto, soporte y facturación asociados a la web y a las suscripciones.

2.2. Diligencias, informes y documentos generados con ChatPol: cuando la herramienta se utiliza por administraciones públicas, cuerpos policiales o entidades clientes para introducir datos de terceros, la entidad usuaria es la responsable del tratamiento respecto de esos contenidos. ChatPol Systems, S.L. actúa como encargado del tratamiento, prestando servicios de redacción/soporte técnico conforme a las instrucciones del cliente.

2.3. Marco policial: si el uso lo realiza una autoridad competente con fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales, será de aplicación la normativa específica (LO 7/2021) y la entidad usuaria asumirá las obligaciones de responsable bajo ese marco. ChatPol Systems, S.L. mantendrá medidas y acuerdos equivalentes a los exigidos al encargado.

3. Datos que tratamos

• Identificación y contacto (nombre, apellidos, email, teléfono).
• Datos de acceso y navegación (dirección IP, agente de usuario, dispositivo).
• Contenido introducido por el usuario en formularios y editores (textos de diligencias, hechos, identificadores pseudonimizados que el usuario aporte).
• Datos de facturación y pago, cuando proceda.

4. Base legal

Consentimiento del interesado (formularios/consultas), ejecución de contrato (prestación del servicio) y cumplimiento de obligaciones legales (fiscales, de seguridad y protección de datos). La entidad cliente es responsable de garantizar base jurídica suficiente para introducir datos de terceros en ChatPol.

5. Prohibiciones de uso y datos sensibles

• Obligación de minimización: el usuario se compromete a no introducir más datos personales de los estrictamente necesarios.
• Datos de categorías especiales y menores: queda prohibida su introducción salvo que exista habilitación legal expresa o sea imprescindible para la finalidad legítima del responsable y se adopten salvaguardas adicionales (p. ej., seudonimización).
• Contenido ilícito o no autorizado: el usuario no introducirá datos falsos, ilícitos o respecto de los que carezca de legitimación. ChatPol Systems, S.L. podrá bloquear o suprimir contenidos que incumplan esta cláusula.

6. Comentarios y medios

Cuando se dejan comentarios en la web se recogen los datos del formulario, la IP y el agente de usuario para detección de spam. Puede enviarse un hash del correo a Gravatar para verificar si lo usas. Política de Gravatar: https://automattic.com/privacy/.

Si subes imágenes, evita metadatos de ubicación (EXIF GPS); los visitantes pueden extraerlos.

7. Cookies

• Comentarios: opción de guardar nombre, email y web durante un año.
• Sesión: cookie temporal para comprobar si el navegador las acepta (se elimina al cerrar).
• Acceso y preferencias: cookies de inicio de sesión (2 días) y pantalla (1 año). «Recuérdame»: 2 semanas. Al cerrar sesión, se eliminan.
• Edición/publicación: cookie adicional (sin datos personales) con el ID del artículo; caduca en 1 día.

8. Subencargados (OpenAI/Microsoft) y transferencias

Para ofrecer capacidades de IA, ChatPol puede utilizar proveedores tecnológicos como OpenAI (plataforma API/Enterprise) y/o Microsoft (Azure OpenAI Service), que actúan como subencargados del tratamiento respecto del contenido que procesa la herramienta.

• Uso de datos para entrenamiento: OpenAI indica que, por defecto, no utiliza datos de negocio ni de la API para entrenar sus modelos, salvo que el cliente opte expresamente por compartir datos para mejorar el servicio. Azure OpenAI indica que no usa datos de clientes para reentrenar modelos.
• DPA/SCC: ChatPol mantendrá acuerdos de encargo y, cuando proceda, Cláusulas Contractuales Tipo para garantizar un nivel adecuado de protección.
• Residencia y revisiones por abuso: con Azure OpenAI es posible desplegar en la UE; la monitorización anti‑abuso puede implicar revisiones automatizadas y, en casos limitados, revisión humana autorizada en la región. El cliente debe seleccionar despliegues/regiones que cumplan sus exigencias de residencia.
• Limitación: el tratamiento por subencargados se limita a prestar el servicio y a la monitorización de abuso según los términos de cada proveedor.

9. Conservación y borrado

Web y cuentas: se conservan mientras la cuenta esté activa y por los plazos legales aplicables (fiscal/mercantil). Contenido de diligencias: se conserva el tiempo estrictamente necesario para prestar el servicio y resolver incidencias técnicas. Si el cliente habilita repositorios/archivos propios de diligencias, la conservación y borrado se regirá por sus políticas como responsable.

10. Derechos

Puedes ejercer acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición escribiendo a info@chatpol.com. Si consideras vulnerados tus derechos, puedes reclamar ante la AEPD.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas (cifrado en tránsito, controles de acceso, registro de actividad, segregación por entornos y revisiones periódicas). Los subencargados mantienen controles equivalentes según sus certificaciones y compromisos.

12. Notificación de brechas

ChatPol Systems, S.L. notificará a sus clientes (responsables) las violaciones de seguridad de los datos personales de las que tenga conocimiento sin dilación indebida, aportando información para cumplir con los artículos 33 y 34 RGPD o normativa sectorial aplicable.

13. Responsabilidad del usuario por los datos

• El usuario/entidad responsable garantiza que dispone de base jurídica suficiente para introducir datos personales en la herramienta, y que informará a los interesados cuando proceda.
• El usuario se compromete a introducir datos veraces y lícitos, y a evitar subir datos innecesarios o desproporcionados.
• Sin perjuicio de nuestras obligaciones legales como encargado, ChatPol Systems, S.L. no asume responsabilidad por daños derivados de datos inexactos, ilícitos o no autorizados aportados por el usuario, ni por el uso de la herramienta fuera de las instrucciones y la legislación aplicable.

Quiénes somos

La dirección de nuestra web es https://chatpol.com. Este sitio pertenece a ChatPol Systems, S.L.. Tras la aprobación de comentarios, la imagen de perfil del usuario puede mostrarse si utiliza servicios como Gravatar conforme a su política.